“거래명세서 하나만 보내 주세요.” 작은 회사에서는 이 한마디에 생각보다 많은 손이 갑니다. 양식을 열고, 금액을 넣고, 도장을 찍고, 스캔해서 메일로 붙입니다. 디자인필은 저희 일부터 줄이려고 전자서류 기능을 만들었습니다.
“사업자등록증 사본도 같이 보내 달라는데, 파일을 어디 뒀는지 모르겠어요.”
“메일로 보냈는데 못 받았다고 해서 다시 보냈어요.”
저희가 매일 하던 일이었습니다
홈페이지 제작비를 받으면 고객사에서 거래명세서나 입금확인서를 요청하시는 경우가 많습니다. 경리 담당자가 따로 있는 회사라면 서류 양식과 사업자등록증, 통장 사본까지 함께 달라고 하십니다. 하나하나는 몇 분이면 끝나는 일이지만, 매번 파일을 찾고 첨부하는 일이 쌓이니 하루가 금방 갔습니다.
그래서 “서류를 만드는 순간 보내는 것까지 끝나게” 만들자고 정했습니다.
이렇게 만들었습니다
- 회사 양식과 직인 그대로 발급서류 종류를 고르고 거래처와 품목만 넣으면, 우리 회사 정보와 직인, 서류 번호가 들어간 서류가 만들어집니다. 부가세와 합계는 자동으로 계산되고, 한글 금액도 함께 적힙니다.
- 문자·이메일로 링크 보내기보내기 버튼을 누르면 고객명, 서류 이름, 금액, 링크가 들어간 안내가 나갑니다. 받는 분은 로그인 없이 링크를 눌러 바로 봅니다.
- 받는 쪽에서 PDF 저장·인쇄파일을 첨부하지 않으니 “못 받았다”는 일이 줄고, 필요한 분이 직접 PDF로 저장합니다.
- 사업자등록증·통장 사본도 링크로미리 올려 두면 서류와 함께 링크 하나로 보낼 수 있습니다.
이런 회사에 특히 편합니다
- 납품·시공 후 거래명세서를 자주 발행하는 회사
- 입금 확인 서류를 자주 요청받는 학원·교육 기관
- 서류 업무를 담당하는 직원이 따로 없는 작은 회사
디자인필 고객님은 저희가 발급한 서류를 전용 앱 myDF의 서류함에서 언제든 다시 내려받으실 수 있습니다. 서류 때문에 전화하실 일이 없도록 하는 것, 그게 이 기능의 목표였습니다.
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